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【展台搭建审图报馆流程】教你如何从客户的接洽到展会结束撤展维护,全部流程分享

作者:admin   发布日期:20-07-26   浏览次数: 147   二维码分享

教你如何从客户的接洽到展会结束撤展维护,全部流程分享

    会展是指会议、展览(Exhibition,Trade Show,Exposition,Trade Fair 或Trade Events等)、大型活动等集体性的商业或非商业活动的简称。其概念内涵是指在一定地域空间,许多人聚集在一起形成的、定期或不定期、制度或非制度的传递和交流信息的群众性社会活动,其概念的外延包括各种类型的博览会、展销活动、大中小型会议、文化活动、节庆活动等。 特定主题的会展是指围绕特定主题集合多人在特定时空的集聚交流活动。狭义的会展仅指展览会和会议;广义的会展是会议、展览会、节事活动和各类产业/行业相关展览的统称,我们常服务的会展是指展览会。

对于我们会展行业搭建服务从业者,展会的基本流程包括:

1、展会排期出来后怎样开发客户。

2、对接展商与客户沟通展台设计及展期需求。

3、展台报价及展台搭建合同。

4、上海展馆报馆审图。

5、展台搭建施工图的绘制。

6、展台制作工厂。

7、准备进馆搭建。

8、开展期间的维护和展会结束的撤展。

大部分的展会都是按照以上流程来运作的,只有控制好每一个环节,才能确保项目的顺利开展。


一、展会排期出来后怎样开发客户

1、前期客户开发我们一般通过电话沟通、现场拜访、客户介绍几种途径来。

电话沟通是展览行业使用最为普通广泛的方式,是个体沟通的一种方式,电话沟通是一种比较经济的沟通方式。一般来说,电话沟通对象主要是企业外的人员,电话应对所反映的应该是企业的风貌、精神、文化、甚至管理水平、经营状态等等。因此,你如果在电话应对上表现不当,就会导致外部人员作出对企业不利的判断。所以,在许多大型企业中,电话的礼仪和技巧往往是新进员工上岗培训的一个必备内容。

2、现场拜访是通过相似展会去展会现场直接跟客户的相关负责人面谈,现场拜访是展览行业最重要的手段,一次有效的拜访能直接快速了解客户的信息,同时可以参照客户现年搭建的风格询问些客户满意和不满意的地方,现场拜访是了解客户最快的方式。

3、客户推荐推荐永远是你获得新客户的最佳渠道,只有一个客户充分的认可你才会给你去推荐别的客户,所以想有客户推荐的机会,要用心去服务每一个客户。


二、对接展商与客户沟通展台设计及展期需求

沟通设计需求分别包括跟客户沟通和设计是沟通。

与客户沟通分别要沟通以下信息:

1、展位图:包含展位面积、开口数量、开口朝向、展商手册

2、展商logo:主色调用、需要矢量文件

3、产品信息:包含产品类型、产品数量、产品规格、展示方式等

4、历届展会或同行展会参考资料:往年设计图纸或效果图,海报美工素材

5、展台设计风格:现代、科技、中式复古、欧式风格、简约、田园等

6、展台搭建预算:这个是最重要的信息,一定要了解到,客户给不出的话,我们可以给他范围让他选择

7、展位功能区域划分:接待区、洽谈区、储藏区、舞台区、展示区等

8、与展台设计师沟通:

要详细了解客户需求后加以分析,能给到设计师比较全面的资料,能提供一些好的观点,有条件的话,把跟客户的所有聊天信息给到设计师,实在不清楚直接跟客户沟通也可以。


三、展台报价及展台搭建合同

1、报价是最重要的一环工作,往往走到这个流程意味着我们前面的设计环节已经很成功了,我们只需要根据客户反馈的信息来判断客户的心理价位,再根据我们自身的成本给出一个性价比比较高的价格,最终做一个专业的报价单(客户往往会多家比价,所以报价单也尽量详细,单价要做的单项尽量低)。

2、合同是一个项目成果收获的阶段,这个阶段的内容很少,各个公司都有合同模板,我们只需要按合同模板去把客户和展会信息更新进去就可以了。


四、上海展馆报馆审图

合同签订之后,客户接下来的工作多数都是确认下的工作了,这个时候是我们项目经理最重要的工作了,报馆审图是整个展会流程中最重要的工作,随着国家对展会布展工作的安全注重越来越高,主办方对特装展位装修的标准审核也越来越注重,报馆信息大多根据展商手册来的,目的就是审核我们的图纸是否按照展馆的规定在设计,是否符合安全规定和消费规定。

报馆审图提交后主场搭建审核后会有相应的回执,我们根据回执信息完成图纸补充和付款就可以了。


五、展台搭建施工图的绘制

1、展台施工图是表示展台总体布局,搭建结构的外部形状、内部布置、结构构造、内外装修、材料作法以及设备、施工等要求的图样。

2、展台施工图按种类可划分为主结构施工图、结构施工图、电力施工图等;施工图主要由图框、平立面图、大样图、图例、比例等部分组成。

3、展台施工图制作完成也是需要客户确认的。


六、展台制作工厂

展台制作工厂是整个展台装修最为重要的一环,它直接影响着参展商是否能顺利展出,制作过程中要跟工厂认真核对施工图纸的每一项信息,要求工厂必须按照要求施工,有修改的部分按照修改后的图纸(制作期间尽量杜绝修改),对于制作过程可以要求工厂适当提供照片资料。


七、准备进馆搭建

由于展会搭建周期都比较短,所以进馆搭建时间特别紧张,只有前期工作都准备到位,才能确保现场搭建顺利,进馆搭建前需要先办理进馆搭建手续、工人证件、车证,车辆也需要提早一天去展馆排队,搭建的顺序一般从地面开始-主体结构-饰面材料修补-美工-电力-家具产品摆放-卫生清理-交付展位。基本的展台都是按照这个顺序搭建的。


八、开展期间的维护和展会结束的撤展

整个展会运行到这一步,基本上已经算是顺利结束的状态了,在展期维护期间,只需要保障整个展台的突发事件处理就可以了,在帮客户解决一些力所能及的事情,以增加客户信任度和满意度,确保明年能继续合作。维护期间特别注意需要每天关闭电箱。

拆展是整个展会的收尾,我们需要先帮助客户撤离展品,在进行展台搭建结构的拆除,拆除一定要注意安全保障,杜绝野蛮作业,注意保护展馆设施,最后清理所有的垃圾,让展馆方签字验收(验收标准:入场前展位的样子)。


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